お仕事

スケジュールに余裕を持たせる為に出来る事

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どーも、ゆーすけです。

突然ですが皆さんは、時間にいつも余裕があって困るなんて感じですか?そんな訳ないですよね。基本的には予定には常に何かしらが詰まっていて、なんとかギリギリの所でこなしているなんてのが現実だったりするんじゃないかと思います。

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僕も、仕事や家族との時間や趣味の時間などをなんとかしてやりくりしています。でもだからと言って、スケジュールがガチガチに埋まってるって事にはならない様には気をつけています。それはなぜかと言うと、これは皆さんも経験はあるとは思いますが、基本的に物事が計画通りに進んでいく事なんてないからなんです。大体何かしらのハプニングが起こります。で、僕の経験では、そう言うハプニングってなぜだかあまり時間がないって時に起きたりするんです。まぁおそらくそれは、時間に余裕がないから雑になっていたりする事が原因なのかもしれません。なので僕は、どれだけ忙しくても出来るだけスケジュールには余裕を持たせる様にしています。じゃないとハプニングにも対応できないですし、自分もパニックになってしまうからです。

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ここでは、僕なりのスケージュールに余裕を持たせる為のコツの様なものについて簡単に解説してみたいと思います。

予定を組む時には、何が時間を動かせないのかを把握して、それを中心に予定を組む

まずスケジュールに余裕を持たせる為に僕が気をつけている事は、予定を組む際に、何の予定が時間を動かせないかを把握してそれを中心に予定を組むって事です。これを言ったら、そんなの当たり前の事だって思うかもしれません。でも、僕の感覚ではこれが出来ている人って意外と少ないんじゃないかと思うんです。時間が動かせるかどうかって言うよりも、その予定に関わる相手によって重要度を決めていたりするんじゃないかと思うんです。

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まぁ例えば、僕の場合、時間を動かせないのは子供の送り迎えです。こればっかりは、どうにもなりません。他の予定があって送る事が出来ないからと、子供を遅刻させる訳にはいきませんし、他の予定で迎えにいけないからと、子供をその場に放置する訳にもいきません。だから、どんなに大事な人との予定であっても、その時間に関わるものであれば断るか、時間の変更をお願いします。でも、多くの人がそれとは逆の事をしている様な気がするんです(まぁこれは僕の感じているだけの事なので、違っている事もあるとは思いますが)。大事な人との予定を優先して、時間が変えられないはずのものを無理やりなんとかして時間を変更するみたいな感じで。まぁそれが上手くいく場合もあるのですが、僕はそれを毎回やるのはちょっと無理があるかな?って思っています。

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なので、僕はこの様に時間が動かせないものを早いうちに把握して、その周辺の時間には何も予定を入れない様にしています(そして、基本的にこう言う時間が動かせないものってのは結構前から予定がわかっている場合が多いです)。例えば、子供お迎えの為に4時に職場を出なくちゃならないなら、その日に他の予定を入れるとしても3時半までです。3時半から4時までの間はスケジュールは空白にしておきます。そうしておけば基本的に焦る事なく職場を去る事が出来ますし、もし何かが起こっても、その30分でそれなりの対応をする事は出来る余裕が出来るからです。まぁ結局は何を予定として優先するかは個人の自由ですが、僕は時間を変える事が難しい予定ってものを基準にして他の予定を立てていくって事が自分のスケジュールに余裕を持たせる為には大事かなって思っています

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締め切りがあるものを前倒しで予定に入れていく

そして、これも意外と多くの人が出来ていない事だとは思うのですが、僕は、締め切りがある予定を後回しにせずどんどんと前倒しで予定に組み込んでいきます。例えば、2ヶ月後に締め切りがある事がわかったら、僕は時間がその時にあれば、次の週には予定に組み込みますし、最低でも1ヶ月前にはそれに取り掛かります。そして、少なくとも締め切りの1週間前にはそれが終わっている様に予定を組みます。でも、僕の感覚では多くの人が、その締め切りギリギリに終わる様に予定を組んでいる様な気がするんです。でもね、これをやると必ず後から自分が苦しくなっていくんです。だって、こんな感じで締め切りギリギリにやるって事は最後の1週間ぐらいはそれにつきっきりにならなきゃならないですよね。で、そんな時にイレギュラーな事が起きないとも限りませんよね。

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もうそうなったら基本的に全てがおしまいって感じになりませんか?締め切りギリギリの事も終わらせなきゃならないし、イレギュラーな事にも対応しなくちゃいけないしで、予定はしっちゃかめっちゃかになっちゃいますよね。これじゃあどうやってもスケジュールに余裕なんて出来ないんです。確かに締め切りが結構先にある事を早い段階から始めるって難しいのもわかります。だから、予定に入れてしまうんです。そして、もし可能なら、自分の中の締め切りを本当の締め切りの1週間前とかに設定し直してしまうんです。そうすれば、どんなにイレギュラーな事が襲いかかってきてもなんとか対応出来るはずなんです。だから、自分の予定に余裕を持ちたかったら、締め切りのあるものこそ前倒して予定の中に入れてしまうって鉄則です。

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何もしない時間も予定の中に入れる

そして、これがもしかしたら、スケジュールに余裕を持たせる為に最も重要な事かもしれませんが、僕がよくやるのは、自分の予定の中に何もしない空白の時間も組み込んでしまうって事なんです。例えば、水曜日の1時から4時の3時間は基本的に何の予定も入れないみたいな感じです。でも、その3時間は自分の手帳とかカレンダーには予定ありみたいな感じで時間を確保してしまうのです。まぁ確かに何か本当に大事な事がその時間に起きた場合には、それを優先させるべきだと思います。でも、何もしない時間を持っておくってのは意外と大事なんじゃないかと思います。

常にプランBは持っていた方がいいどーも、ゆーすけです。 突然ですが皆さんは、何かを計画する時に代替案みたいなものも一緒に計画しますか?まぁこれは人によるとは思いま...

で、その時間は自分の自由に使うんです。今まで溜まっていた仕事をこなして遅れを取り戻すのもありです。普段忙しくてなかなか出来ない、何か新しい事を学ぶみたいな事のに時間を使うのもありです。もうちょっと疲れが溜まっているのであれば、その時間を回復に使うってのもありです。でも、この様に無理やりにでも自分で時間を作らない限りは、予定ってどんどん埋まっていってしまうので、自分の自由になる時間ってどんどんなくなっていってしまうんじゃないかと思います。なので、こんな感じの秘密の自由時間みたいなものを自分の予定に組み込むって結構大事な事だと思います

自由が欲しかったら自分の責任は自分でとるしかないどーも、ゆーすけです。 突然ですが、皆さんは「自由」に憧れた事ってないですか?まぁ今まで1回も「自由になりたい」って思った事がない...

まとめ

いかがだったでしょうか?基本的には誰だって自分のスケジュールには余裕を持たせたいと思うのではないかと思います。でも、なかなかそう言う訳にもいかずに常に自分の予定はパンパンに埋まってしまうなんてのも実際だったりするんじゃないかと思います。まぁでも、自分の予定を余裕のあるものにしたいのであれば、自分で自分のスケジュールってものをコントロールしていくしかないんじゃないかと思います

自分にコントロール出来ない事は気にするのはやめた方がいいどーも、ゆーすけです。 突然ですが皆さんは、物事を自分の思い通りに進めていきたいと思いますか?こんな事聞くまでもないですよね。誰だ...

そこで、スケージュールに余裕を持たせる為に僕が注意してやっているのは、

  1. 時間を動かせないものを早めに把握して、それを中心に予定を組む
  2. 締め切りがあるものを前倒しで予定に組み込む
  3. 何もしない秘密の自由時間も自分の予定に入れてしまう

って感じのものです。そこまで難しい事ではないとは思うのでもしよかったらやってみて下さい。意外といろんなバランスが取れて仕事も家族も趣味も問題なくこなしていける様になると思いますよ。かなりオススメです。

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ゆーすけ

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ABOUT ME
ゆーすけ
アメリカ在住のがんの研究してる人です。自分の経験を元にした「よりよく生きるためのヒント」を発信し、読む人の心を少しでも軽くすることを目指しています。
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