お仕事

計画通りに事が進まなくても落ち込む必要なんかない

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どーも、ゆーすけです。

効率よく仕事をしていくには、まずは目標を設定して、その全体像を把握して、それを細かく分割して、それに優先順位をつけて、どれからやるかの計画を立てて、その立てた計画を1つずつ潰していくといい、なんてよく言われていると思います。

確かにごもっともです。この通りに事が進んでいけばかなり効率よく仕事は回ると思います。

でもね、皆さんもお気づきかもしれませんが、現実はこんな上手く事は進んでいかないんです。立てた計画が、計画通りに進んでいく事なんかないんです。

じゃあ計画なんか立てない方がいいのか?って言ったらそう言う事ではなくて、計画を立てる事はやっぱり必要です。それがないとそれはそれで仕事は思うように回っていかないからです。

じゃあどうしたらいいかと言うと、仕事なんか計画通りに進んでいかないと言う事を理解しておくって事が大事なんだと思うんです

そんなの当たり前じゃないか、っておっしゃる方もいらっしゃるとは思いますが、大抵の人は計画通りに事が進まないとがっくりと落ち込んで、しまいには自分を責めてしまったりするんじゃないかと思うんです。

計画は思う様にいかないもんだと理解する

まず、往々にして人は計画(もしくは予定)に関して楽観的な気がします。それはどう言う事かと言うと、人は自分のキャパシティを超えた計画を立てがちです。おそらく、計画を立てている段階では結構やる気満々だったりするので、その様な事が起きてしまうのではないかと思います。

例えば、前日に明日の予定を組むとして、「あれもやろう」「これもやろう」と5個も6個も、下手したら10個ぐらいのやらなきゃいけない(もしくはやりたい)事をリストアップしてしまうのではないかと思うんです。

僕はそれはそれでいいと思います。確かに、ゆるい計画を立てるより、ちょっと挑戦的な計画の方が多くの事が達成出来る可能性は高いからです。でも、その際に1つだけ注意して欲しいのは、自分が立てた計画が全て思った通りに遂行できなかったからと言ってがっかりしない方がいいって事です。

僕も実際には自分の「To Doリスト」には結構な量のやらなきゃいけない事を入れます。で、それを前日に書いて次の日に挑む事が多いのですが、書いている時の気持ち的にはそのリストのものを全部こなすつもりでいます。で、次の日になっていざリストをこなし始めると「あっこれを全部こなすのはたぶん無理だ」ってなります。まぁこれは何回やっても学びません。毎回必ずこなせる以上のリストを書いてしまいます。

でも、僕はそのうちの1つでもその日のうちに終わらす事が出来れば良しとしてます。半分終わった日には、もうルンルンです。6割なんか超えた日にゃ、もう明日は仕事しなくてもいいんじゃないか?ぐらいの気持ちになります。

まぁ計画なんてそんなもんでいいんじゃないかと思います。計画通りに進める事になんかこだわらず、少しずつでも進めていけばいいんだと思うんです

計画には柔軟性を持たせておく

では、なぜそこまで計画通りに進めていく事にこだわらない方がいいのかと言うと、時に想定外の出来事ってのが起こるからです。それは良い意味でも、悪い意味でもです。

おそらく悪い意味の方は想像がつくんじゃないでしょうか?何かしら想定外の問題が起こってそれに対応するために、今やっている仕事を中断して、その問題解決に時間を費やさなきゃならないって感じで、強制的に計画を変更させられる事もあります。これが悪い意味での想定外の出来事です。

それでは、良い方の想定外の出来事ってなんでしょう?例えば、自分が前から話したいと思っていた人が「今なら時間あるけど、どう?」なんて言ってきたらどうでしょう?そんな時にも、計画通りに進んでいないから断るなんて事はないんじゃないかと思います。おそらく2つ返事で話に行くんじゃないでしょうか?

僕は、そんな時でも対応しやすい様に自分の計画にはかなりの柔軟性を持たせています。だから、分刻みのスケジュールなんか絶対組みませんし、ミーティングなんかもなんだかんだと理由をつけてなるべく少なくする様に調節しています(でも大事なミーティングもあるのでそれはちゃんと優先しますが)。

そんな分刻みのスケジュールなんて偉い人に任せておけばいいんです。僕らみたいな普通の人はギッチギチの予定なんて計画しない方がいいんじゃないかと思うんです。

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何もしない空白の時間も計画に入れておく

確かに、そんな感じで計画を変更する柔軟性を持っておくのはいいとして、それで後回しになった部分はどうやって取り戻していけばいいんだ?って声も聞こえてきます。確かにそうです。どんどん新しい予定や計画が入ってきてしまったら、前から計画していたものがこなせなくなってしまいます。

じゃあ、どうやって突然の出来事で変更を余儀なくされた計画を取り戻していけばいいのでしょう?

それは、普段から何もしない空白の時間を予定に組み込んでおく事なんです

例えば週に2時間でも「予定がない予定」を自分のスケジュールに入れてしまうんです。

僕は、自分のオンラインカレンダーを学科の秘書さんと自分のラボメンバーにシェアしています。そこには僕のミーティングや授業のスケジュールが書いてあります。で、基本的にはそこに予定が何もない時間は彼らが好きに予定を入れていい事になっています。そんな関係で、僕はそのカレンダーになんの予定もないけど、2時間ぐらい「予定あり」と時々入れておきます。

するとその時間は基本的には誰にも邪魔されない自分の自由時間になります(まぁ僕は基本は自分のオフィスにいて、ドアはいつも全開なので、捕まえようと思えば簡単に捕まるのですが)。

僕がボスとして気をつけていることどーも、ゆーすけです。 アメリカの片田舎の大学で自分の研究室を持って研究をしています。そんな仕事をしているので、ほんの数人ですが人...

で、少しためていた仕事がある時は、その時間に追いつく様にしています。もし、たまっている仕事がない場合(そんな事滅多になりですが(笑))は、ぼーっと考え事をしたりして時間を潰します。言い訳ではないですが、研究と言う仕事をしていると、その様にぼーっと思考に耽る時間ってのも大切なんです。まぁ周りからしたら何もせずぼーっとしてて楽そうだなぁなんて思われてるかもしれませんが(笑)。

これは、別に何もしない時間にしなくちゃいけない訳じゃなくて、逆にその時間は絶対にある事をやらなきゃいけない時間にするって言うやり方もできます。例えば、僕の場合だったら、1日のうち1時間は絶対に書く時間としてスケジュールの中に組み込んでしまうとか言う事も出来ます(実際僕はこの方法はやっていませんが)。その時間は何がなんでも書くと言う風に決めてしまえば、僕の様な書き仕事が多い職業では有効なのかもしれません。

まぁ、結局何が言いたかったかと言うと、自分の計画の中に誰にも邪魔されない時間も作っておくといいよって事です。

まとめ

確かに、物事を効率よく進めていくためには計画を立てる事はとても大事な事だと思います。でも、それはあくまで計画って事を理解しておくといいと思います。

時によっては思った通りに計画が進まない事もありますし、計画の変更を余儀なくされる事もあります。だから、たとえ自分の計画した通りに計画が遂行できなくても「まぁそんな事もあるか」と軽く流しもていいんだと思います。

計画通りに進まなくてもちょっとずつ手も前に進んでいけば必ず終わりは見えてきます。計画を立てる事は大事ですが、それに振り回されない様に気をつける事も同じぐらい大事な様な気がします。まぁ計画なんてそんなもんです。

ゆーすけ

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ABOUT ME
ゆーすけ
アメリカ在住のがんの研究してる人です。自分の経験を元にした「よりよく生きるためのヒント」を発信し、読む人の心を少しでも軽くすることを目指しています。
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