お仕事

締め切りを守るためのコツ

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どーも、ゆーすけです。

社会人として仕事をする様になって結構長い年月が経ちました。それに連れ結構いい歳のおじさんになりました。そんないい歳したおじさんになって思うのは、仕事で最も大事な事って「締め切りを守る」って事なんじゃないかな?って思うんです。

締め切りって大抵の場合他人が決めている場合が多いので、「なんで相手に合わせなきゃいけないんだ?」って腹が立つ事もあると思います。でも、仕事って相手がある事が大半なので相手に合わせる事も必要なんです。その一つが締め切りです。締め切りという期日がない限りお互いに仕事に区切りがつかず、ダラダラとどこまでもいってしまう可能性もあります。だから締め切りを決めるってとても大事な事なんだと思います。

でも、意外な事にこの締め切りを守らない(もしくは守れない)人が結構いるんです。ここでは、僕なりの締め切りに対する考えを語ってみたいと思います。

ラストスパートでなんとかしようとは思わない

まず、締め切りを与えられた時点では、結構先の事なので「楽勝で終わらせられる」と思う人が多いと思います。で、そのままズルズルと何もせず直前になって焦ってラストスパートで頑張る、なんて事がよく起こるんじゃないでしょうか?

もうね、ここが間違ってるんです。直前になってラストスパートしてこれまでなんとかなってきたのかもしれませんが、これからもそのやり方が通用するとは限りません。たくさんの締め切りが同時に襲ってくる事もあり得なくもありません。そんな時の為に締め切りが決まった時点で後回しにせず、すぐに手をつけてみる事をオススメします

物事を後回しにせず、すぐやるための3つのコツどーも、ゆーすけです。 突然ですが、やらなきゃいけないのはわかってるのに、なかなか手をつけられずどんどん後回しにしちゃうってことあ...

そこで仕事を完成させる必要はありません。でも、一旦手をつけておけば、だいたいどれくらいの時間が必要なのかはなんとなくわかるはずです。この大体の時間が計算出来ているって意外と重要です。そうすれば、何個も締め切りを抱えていてもパズルの様に時間の割り振りが出来ますし、もしどうしてもこれ以上抱えられそうにないなら断る事も可能になります。

だから、ギリギリまで放っておいても「最終的にはなんとかなるさ」と後回しにするのではなく、締め切りが決まった時点でザーッと一通りの流れを確認しておくといいんじゃないかと思います

自分用にもう1つの締め切りを作る

僕が締め切りを守るためにやっている事の1つにちょっと前にもう1つ締め切りを作ってしまうってのがあります。僕の場合は大体本当の締め切りの2週間前にそれを設定します。そして、そのニセの締め切りを目指して仕事のスケジュールを組んでいきます。

それで順調に2週間前に終われば、時間にかなりの余裕を持つ事ができます。でも、大抵の場合はそう上手くはいきません。仕事を進めて行くうちにいろんなアクシデントに見舞われます。でも、2週間の余裕があればなんとか解決する事は可能です。だから僕はなるべく締め切りより前に大体の形が出来上がる様に進める様にしています。

これは、人と一緒に仕事をする上でも有効です。たくさんの人と働く様になってわかったのは、人はみんなそれぞれのペースで仕事をしていて、僕の様に締め切りを守ろうとしてくれる人ばかりではないという事です。だから、僕は一緒に働く人にもこのニセの締め切りで仕事を終わらせてくれる様にお願いします。もし、その人がその締め切りを守ってくれなくても、まだ2週間の猶予があるのでなんとかなります。

まぁなんだかんだ言って結局はズルズルと本当の締め切りまでかかってしまう事が多いのですが、締め切りに対する心構えとしてこの「締め切り前倒し方」はかなり有効だと思っています

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完璧にするより終わらせる事のが大事

なんで僕がここまで締め切りにこだわっているかと言うと、僕の研究者としての仕事のほとんどの時間を研究費の申請を書く事に費やしていて、その申請書を投稿するのには締め切りが付いて回るからです。簡単に言うと、研究費をくれる財団が決めた締め切りを守らない限りは研究費がもらえる事はないからです。だからそれくらいこの仕事をしている上では締め切りを守る事は重要なんです。

だから僕はお金を稼ぐ意味でも、締め切りを守ってドンドン申請書を投稿していく様にしています。その為には、ある程度の質は諦めなければなりません。これは手を抜くと言う事ではなく、締め切り内で完璧には仕上げる事はほぼ不可能という事です。その代わり最善は尽くします。僕は6割ぐらいの出来なら、思い切って投稿してしまいます。なぜなら大抵の場合投稿した申請書にはコメントをもらえます。そして、1回目で研究費がもらえなくても、そのコメントを元に申請書を改善していけばいいと思っているからです。

仕事は6割ぐらいでフィードバックをもらうといいどーも、ゆーすけです。 アメリカ在住の研究者です。こんな仕事をやっていると論文をか書いたり、研究費の申請書を書いたりとものをたくさ...

こんな感じで数を打っているので、僕は最近になってやっとちょこちょこと研究費がもらえる様になってきました。その一方で、完璧を目指して、申請書の締め切りを逃しまくって研究費をもらうチャンスを逃している同僚もいます。もしかしたら、その同僚は僕より良い申請書を書くのかもしれませんが、僕はそれよりも締め切りを守る事のがお金をもらえるチャンスは広がると思っているので、自分にできる最善で戦いに挑む様にしているのです。

まさに「完璧を目指すよりまず終わらせる」を目指しています。

もし間に合いそうにないなら早目に連絡を

ここまで締め切りを守る事の重要性を語ってきましたが、どうしても間に合わない時は出てくると思います。上に書いた申請書の締め切りの場合は遅れたらどうにもなりませんが、誰かと仕事をしているという状況であるなら、ちょっとぐらい遅れてもなんとかなる場合が多いです。

そんな時は、ギリギリまでなんとかしようとしないで、早目に相手に「どれくらい遅れそう」という情報を伝える様にするといいと思います。ギリギリになって「もう間に合わない」と言われるより、早目に言ってもらって方が相手も対応のしようがあります。締め切りに間に合わなくて申し訳ないと思う気持ちもわかりますが、無理なら無理と早目に伝えてあげるのも大事な事です

ただ締め切りに遅れるのを何度も繰り返すと信用を失う事になりかねないので、なるべく締め切りを守るってのが原則ではありますが。

まとめ

なんか仕事をしていると常に締め切りに追われている様な気になります。でも、締め切りってものがないとただダラダラと仕事をする事になってしまうので、締め切りって僕はあった方がいいと思っています。でも、締め切りって守るのがなかなか難しいのも確かです。

締め切りを守る為にオススメなのが

  1. 締め切りが決まった時点で、一回流れをおさらいしておく
  2. 自分用の締め切りを前倒しで設定しておく
  3. 完璧は目指さず、とにかく締め切りまでに終わらせる
  4. 間に合いそうになったら早目に連絡を入れる

最後の4番目は締め切りを守る為のコツではないかもしれないですが、締め切りに沿って仕事をする上でとても重要な事だと思います。もしよかったら上の4つを頭に入れて締め切りに向かって頑張ってみてください!ちょっとは締め切りが楽になるかもしれません。

ゆーすけ

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ABOUT ME
ゆーすけ
アメリカ在住のがんの研究してる人です。自分の経験を元にした「よりよく生きるためのヒント」を発信し、読む人の心を少しでも軽くすることを目指しています。
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